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費控報銷系統(tǒng)成功案例——提升700%效率，降低50%成本，這家企業(yè)的財務(wù)數(shù)字化是如何做到的？

來源： | 發(fā)布日期：2022-03-17 | 訪問量：1

坐擁10家全資子公司、生產(chǎn)基地占地320畝、企業(yè)員工達3000人的高端制造業(yè)企業(yè)，過去，北京動力源科技股份有限公司（以下簡稱：動力源）員工報銷周期普遍在8周以上。在使用費控報銷系統(tǒng)“無需報銷”解決方案后，員工報銷周期大幅縮減至1周以內(nèi)，效率提升了700%。

在費控報銷系統(tǒng)“無需報銷”解決方案帶動下，動力源旗下各平臺及子公司費用會計編制由過去的6人降到了3人，人員成本支出節(jié)約50%。管理者可以隨時查看財務(wù)數(shù)據(jù)，動態(tài)掌握企業(yè)信息，徹底擺脫企業(yè)傳統(tǒng)費控“盲盒”模式。

· 業(yè)務(wù)人員因公消費無需墊資，沒有了漫長報銷周期，幸福感明顯提升。

· 管理者能夠隨時掌握企業(yè)一手財務(wù)數(shù)據(jù)，通過綜合分析報表發(fā)現(xiàn)問題，對業(yè)務(wù)實時決策。

· 財務(wù)人員無需將過多時間花費在發(fā)票核驗真?zhèn)?、認(rèn)證、審批等流程，更多精力去做管理層面工作。

電源行業(yè)上市第一股

成立于1995年的動力源，是我國第一家在上海證券交易所主板上市的電源行業(yè)企業(yè)。憑借在數(shù)據(jù)通信、智慧能源、新能源汽車等領(lǐng)域擁有良好的口碑和市場，成為了中國鐵塔，中國移動，中國聯(lián)通，中國電信、阿里巴巴、百度、騰訊等國際知名企業(yè)的設(shè)備主流的供應(yīng)商，生產(chǎn)的通信用開關(guān)電源在電信運營商占有率接近25%，市場排名前三。在網(wǎng)運行節(jié)能項目，累計節(jié)約標(biāo)準(zhǔn)煤240萬噸，減少二氧化碳排放628.8萬噸。

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自建系統(tǒng)與其他供應(yīng)商合作無法滿足需求

從2011年時，企業(yè)就開始了財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并著手布局業(yè)財融合戰(zhàn)略，動力源通信、海外業(yè)務(wù)線財務(wù)總監(jiān)陳華林表示道。

在能效管理上，動力源擅長且長期幫助大型企業(yè)提供解決方案，但是在財務(wù)管理上，企業(yè)自身卻飽受報銷系統(tǒng)蕪雜、運轉(zhuǎn)效率低下之苦。

從員工貼票填寫付款申請單，經(jīng)過財務(wù)手工錄入系統(tǒng)，層層審批打款，整個報銷方式異常繁瑣復(fù)雜。財務(wù)耗費大量時間從事低價值的基礎(chǔ)性工作，員工報銷流程漫長體驗感不佳，管理者無法實施掌握數(shù)據(jù)信息做到精準(zhǔn)管控。

此后，動力源開始了漫長的系統(tǒng)自研之旅，先后自建費控系統(tǒng)、采購管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、生產(chǎn)制造管理系統(tǒng)、基于OA系統(tǒng)開發(fā)的報銷系統(tǒng)。雖然系統(tǒng)實現(xiàn)了部分操作流程線上化，但整個過程依然復(fù)雜，離預(yù)期有很大差距。例如發(fā)票自動認(rèn)證、發(fā)票查驗真?zhèn)?，成了企業(yè)自建系統(tǒng)無法解決的“硬傷”。

在意識到專業(yè)的事交給專業(yè)的團隊做后，動力源開始積極尋求外部合作。

為了改善上下游供應(yīng)商關(guān)系，滿足生產(chǎn)排程的要求，了解整體生產(chǎn)信息。在供應(yīng)商幫助下，動力源先后搭建了SRM供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、制造業(yè)MES系統(tǒng)。這些系統(tǒng)上線后，確實局部解決了“點”的問題，但隨之而來卻給企業(yè)帶來更大痛點，尤其是系統(tǒng)間最為關(guān)鍵的數(shù)據(jù)通道沒有打通，導(dǎo)致工作中很難將各個系統(tǒng)有效地銜接起來。

在企業(yè)數(shù)字化建設(shè)過程中，既考慮到系統(tǒng)具備敏捷性快速適應(yīng)變化，又要考慮連接能力，具備廣泛連接性。在自建系統(tǒng)漫長且有研發(fā)瓶頸，三方采購無法打通系統(tǒng)數(shù)據(jù)通道，這些痛點困擾動力源多時，直到2021年動力源結(jié)識了合思·易快報。

效率提升了700% 人員成本節(jié)約了50%

在深入了解了費控報銷系統(tǒng)產(chǎn)品功能與技術(shù)優(yōu)勢后，雙方?jīng)Q定開展合作，但過程卻經(jīng)歷了雙方意想不到的難題。

動力源主營業(yè)務(wù)通訊基站建設(shè)覆蓋面極廣，業(yè)務(wù)人員常常需要深入到全國各地鄉(xiāng)鎮(zhèn)、農(nóng)村開展項目，因此報銷模式及人員架構(gòu)非常復(fù)雜。不僅需要信息化系統(tǒng)應(yīng)用面廣泛，而且要囊括差旅費執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、人均用餐標(biāo)準(zhǔn)，以及是否有事前申請、發(fā)票是否合規(guī)是否聯(lián)號等多項執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)與管控節(jié)點。另外，還要在易快報系統(tǒng)嵌入此前的預(yù)算系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、報表中心等功能，讓整個系統(tǒng)融合打通兼容運轉(zhuǎn)。

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2021年4月底，項目組正式入場。回想整個落地過程，合思·易快報項目交付負(fù)責(zé)人孫慶波表示，解決方案面臨很多棘手的問題。其中，動力源多個業(yè)務(wù)線審批流程中的審批節(jié)點、授權(quán)金額、職級角色各有區(qū)別，整體流程審批慢，維護相對復(fù)雜。

在與動力源深入溝通后，歷經(jīng)1個月時間，結(jié)合易快報Open API（開放接口）與審批引擎自定義功能，通過Open API自動同步各部門負(fù)責(zé)人，加快了審批進度，滿足了動力源需求。

伴隨項目落地，以及無需報銷方案的投入使用，動力源整體財務(wù)處理效率大幅提升，進一步實現(xiàn)了降本增效。員工報銷周期從8周縮減到1周，效率提升了700%。費用會計編制從6人縮減到3人，人員成本節(jié)約了50%。

業(yè)務(wù)人員長期出差需要墊資成了“過去式”，利用無需報銷大多數(shù)場景下員工因公消費不再需要墊資，更沒了漫長報銷周期，幸福感明顯提升。

管理者也能隨時掌握企業(yè)一手財務(wù)數(shù)據(jù)，通過綜合分析報表發(fā)現(xiàn)問題，對業(yè)務(wù)運營及時糾偏。

財務(wù)人員不用將時間浪費在發(fā)票核驗真?zhèn)?、認(rèn)證、審批流程等瑣碎且基礎(chǔ)性工作上，工作壓力和強度降低了。

“合作只是服務(wù)的開始，未來我們還要繼續(xù)結(jié)合動力源的業(yè)態(tài)和組織變化，敏捷的豐富無需報銷應(yīng)用場景，配合企業(yè)走出去戰(zhàn)略，拓展無需報銷海外業(yè)務(wù)?！睂O慶波表示。

目前，動力源在工程、差旅、招待等多個場景都在應(yīng)用無需報銷解決方案，財務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)形成“戰(zhàn)斗力”，陳華林認(rèn)為動力源與合思·易快報合作真正實現(xiàn)了“有求必應(yīng)、一拍即合”。面對復(fù)雜的需求，總能第一時間解決，不會因為事情復(fù)雜而放棄，做到了“有求必應(yīng)”。在工作方法以及管理理念上，雙方團隊總能產(chǎn)生共鳴，實現(xiàn)了“一拍即合”。

無需報銷的未來將是“0”報銷時代

從2011年到2022年，動力源財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型走過10年時間，期間總結(jié)下了大量“實戰(zhàn)”經(jīng)驗。

陳華林表示，企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型初期，容易過度關(guān)注系統(tǒng)的流程性與功能性，卻忽視了根本問題，業(yè)財融合以及財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)，最終都是為了企業(yè)精細(xì)化管理服務(wù)。因此，將管理方案嵌入財務(wù)信息系統(tǒng)，強調(diào)處理時效，實現(xiàn)閉環(huán)管理，達到降本增效的目的，遠(yuǎn)比強調(diào)處理效率更有意義。結(jié)合數(shù)字化發(fā)展趨勢，企業(yè)要建立管理中臺，財務(wù)系統(tǒng)要與其他系統(tǒng)統(tǒng)一數(shù)據(jù)口徑，高效打通。

身為無需報銷解決方案的發(fā)起者與踐行者，合思·易快報在幫助企業(yè)實現(xiàn)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的道路上耕耘了8年時間。通過洞察超5000家付費企業(yè)客戶，在實踐中積累下大量技術(shù)與服務(wù)經(jīng)驗后，合思·易快報為業(yè)界帶來了無需報銷解決方案，并制定了無需報銷分級標(biāo)準(zhǔn)，幫助企業(yè)大大簡化了費用管控業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)了無需墊資、無需開票、無需提單。

而在合思·易快報看來，享受無需報銷的不僅僅是員工，未來將有更多的人享受無需報銷解決方案帶來的改變。財務(wù)將無需處理報賬、對賬，全面助力財務(wù)人員轉(zhuǎn)型升級，向企業(yè)管理決策層發(fā)展。管理者將無需審批報銷，通過事前、事中、事后的精準(zhǔn)管控，在保障因公消費合規(guī)合規(guī)的情況下，完成企業(yè)數(shù)字化改造升級。

作為無需報銷解決方案的首批體驗者，陳華林認(rèn)為國家大力推進電子發(fā)票體系建設(shè)，無需報銷是與電子發(fā)票共同成長進步的，伴隨著電子發(fā)票的全面普及，我們將迎來真正的“0”報銷時代。

湖南夢蝶科技有限公司，是金蝶集團的戰(zhàn)略服務(wù)商，也是金蝶十大優(yōu)異伙伴之一，是值得托付的企業(yè)數(shù)字化管理的云服務(wù)商。堅持以“為客戶成長而奮斗”為使命，以“全心全意為客戶服務(wù)”為理念，在湖南乃至全國積累了多行業(yè)多領(lǐng)域的上萬家金蝶企業(yè)用戶，擁有十多年+的軟件銷售、技術(shù)實施、二次開發(fā)與售后服務(wù)等領(lǐng)域非常豐富的經(jīng)驗。

【本文標(biāo)簽】出差報銷軟件財務(wù)報銷系統(tǒng) 易快報

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